Raumbuchungssysteme

Raumbuchungssysteme ermöglichen es Nutzern, Konferenzräume, Besprechungsräume, Schreibtische und andere Räumlichkeiten zu reservieren und gleichzeitig die benötigten Ausstattungselemente und Folgeleistungen wie Projektoren, Desinfektionsmittel, Catering und Reinigung zu buchen. Ein Raumbuchungssystem kann von gewerblichen Immobilienverwaltern und Büroleitern genutzt werden, um Fachleuten innerhalb oder außerhalb ihrer Organisation die Möglichkeit zu geben, Treffen zu vereinbaren. Mit diesen Tools können Mitarbeiter in praktisch allen Branchen Kollegen über Masseneinladungen einladen, Veranstaltungsdetails und Anleitungen für den Fernzugriff bereitstellen, Nutzerberechtigungen festlegen und ihre E-Mail- und Kalender-Tools synchronisieren, sodass ihre Besprechungen in Echtzeit geplant werden können. Online-Raumbuchungssysteme helfen dabei, den Buchungsprozess zu rationalisieren, Doppelbuchungen zu vermeiden, Neuplanungen zu erleichtern sowie Räume als verfügbar freizugeben, sobald Besprechungen abgesagt oder beendet werden, und ermöglichen ein effektives Coworking und Meeting-Erlebnis für Mitarbeiter. Solche Tools können die Kosten senken, die durch eine zu kurze oder zu lange Raumbelegung entstehen. Darüber hinaus bieten sie Facility-Managern Einblicke in die Raumbelegung, die Sitzplatzkapazität und die Auslastung, die als Grundlage für Entscheidungen über die Raumzuweisung dienen können, wie z. B. die Entscheidung für Hot-Desking oder Hoteling. Raumbuchungssoftware kann auch die Bewegungen der Mitarbeiter verfolgen, Überkapazitäten aufzeigen, Analysen bereitstellen und wichtige Informationen wie Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften an alle Teilnehmer weitergeben. Raumbuchungssysteme können Benachrichtigungen für ausstehende RSVPs und Warnungen für Nutzer enthalten, die ihre gebuchte Zeit überschreiten. Außerdem bieten sie Unterstützung für mehrere Standorte und eine Kalenderverwaltung. Raumbuchungstools sind mit Planungssoftware verwandt, da sie oft ein Kalenderlayout für die Auswahl der Zeitfenster enthalten. Da sie jedoch mit interaktiven Karten und Wegfindungsoptionen für die Buchung von Räumen und Schreibtischen sowie mit Check-in-Optionen ausgestattet sind, teilen sie viele Funktionen mit Raumverwaltungssoftware und CAFM Software.