Besuchermanagement Software

Eine Besuchermanagement Software (auch Visitor Management Software) ist eine digitale Lösung, die Unternehmen hilft, die Prozesse des Besuchermanagements zu automatisieren, indem sie Informationen über die Personen, die Zugang zu den Räumlichkeiten erhalten, erfasst, verfolgt und überwacht. Tools für digitales Besuchermanagement können von Einzelhandels-, Produktions- und Gewerbebetrieben sowie von Unternehmen in den Bereichen Bildung, Gastgewerbe, Tourismus und Finanzwesen in großem Umfang eingesetzt werden, um die Ankunft und Abreise von Besuchern zu verwalten. Dies gilt für alle Besucher, einschließlich Auftragnehmer, neue Mitarbeiter, Kundschaft, Lieferpersonal, Catering, Reinigungskräfte, Angestellte und Geschäftspartner. Sicherheitsfachkräfte können sie einsetzen, um Ausweise zu drucken, zu scannen und zu überprüfen oder den Aufenthaltsort von Besuchers über Monitore zu verfolgen, die mit den Sensoren des IoT (Internet of Things) verbunden sind. Selbstbedienungstools können zudem auf freistehenden Kiosken, Display-Totems und Eingangsterminals eingesetzt werden, an denen sich die Besucher vorregistrieren, ihre eigenen Ausweise ausdrucken, per Express-Check-in einchecken, Zimmer und Tische reservieren oder Wegweiser und Karten nutzen können. Software für Besucherausweise kann das Einchecken von Besuchern, das Drucken von Ausweisen und die Überprüfung von Dokumenten beschleunigen und gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze sicherstellen. Typische Funktionen von Besuchermanagement Software sind Vorregistrierung, Self-Check-in und -Check-out, Ausweisverwaltung, Kontaktmanagement und Besucherverfolgung. Ein Besuchermanagementsystem, mit dem Gäste ihre Termine buchen und sich im Voraus anmelden können, ähnelt von seinem Wesen her einer Kalender Software oder einer Terminplaner Software. Jedes Tool, mit dem Besucher den Zugang zu Besprechungsräumen anfordern können, kann auch als Flächen & Raumverwaltung Software oder Raumbuchungssystem bezeichnet werden. Da es ein Element der Standortverfolgung und -überwachung gibt, kann eine Besuchermanagement Software auch eine Ergänzung zur CAFM Software (Facility Management) sein.